Automatisation intelligente des réponses emails avec Outlook et OpenAI

Ce workflow innovant permet aux entreprises de transformer la gestion des emails entrants en une tâche automatisée et efficace. Grâce à l'intégration d'Outlook et d'OpenAI, les emails reçus d'adresses spécifiques peuvent être automatiquement traités par un assistant AI, qui rédige des réponses personnalisées en respectant le ton et le style de communication souhaités. Les réponses sont sauvegardées en tant que brouillons, permettant une révision humaine avant l'envoi. Cette solution optimise le temps des équipes, assure une communication rapide et cohérente, et libère du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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Communication

Documentation Complète

📋 Automatisation intelligente des réponses emails avec Outlook et OpenAI

💡 Description

Ce workflow innovant permet aux entreprises de transformer la gestion des emails entrants en une tâche automatisée et efficace. Grâce à l'intégration d'Outlook et d'OpenAI, les emails reçus d'adresses spécifiques peuvent être automatiquement traités par un assistant AI, qui rédige des réponses personnalisées en respectant le ton et le style de communication souhaités. Les réponses sont sauvegardées en tant que brouillons, permettant une révision humaine avant l'envoi. Cette solution optimise le temps des équipes, assure une communication rapide et cohérente, et libère du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

📈 Impact & ROI: En réduisant le temps passé sur les tâches répétitives de gestion des emails, ce workflow améliore l'efficacité opérationnelle et permet aux équipes de se concentrer sur des initiatives stratégiques, augmentant ainsi le retour sur investissement.

🚀 Fonctionnalités Clés

  • ✅ Réponse automatisée aux emails - Optimise la gestion du courrier électronique
  • ✅ Intégration AI avancée - Assure des réponses personnalisées et cohérentes
  • ✅ Gain de temps significatif - Réduit le besoin d'intervention manuelle
  • ✅ Flexibilité - Permet un contrôle humain avant l'envoi final

📊 Architecture Technique

9
Nodes
4
Connexions
2
Services

🔌 Services Intégrés

Microsoft OutlookOpenAI

🔧 Composition du Workflow

NodeTypeDescription
Connect Outlook & Set FiltermicrosoftOutlookTriggerTraitement des données
Add OpenAI Chat Model@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAiTraitement des données
Add AI Agent Instructions@n8n/n8n-nodes-langchain.agentTraitement des données
Sticky NotestickyNoteTraitement des données
Sticky Note1stickyNoteTraitement des données
Sticky Note2stickyNoteTraitement des données
Sticky Note3stickyNoteTraitement des données
Sticky Note4stickyNoteTraitement des données
Reply to EmailmicrosoftOutlookToolTraitement des données

📖 Guide d'Implémentation

  1. Import du workflow: Téléchargez le fichier JSON et importez-le dans votre instance n8n
  2. Configuration des credentials: Configurez les accès pour chaque service utilisé
  3. Personnalisation: Adaptez les paramètres selon vos besoins spécifiques
  4. Test: Exécutez le workflow en mode test pour vérifier le bon fonctionnement
  5. Activation: Activez le workflow pour une exécution automatique

🏷️ Tags

automatisationemailAIOutlookOpenAI

Structure JSON

Voir le code JSON complet
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    "name": "Outlook",
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            "name": "Connect Outlook & Set Filter",
            "type": "n8n-nodes-base.microsoftOutlookTrigger",
            "position": [
                -240,
                -260
            ],
            "parameters": {
                "output": "raw",
                "filters": {
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                },
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                        {
                            "mode": "everyMinute"
                        }
                    ]
                }
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                    "id": "nRYwUzhHrSBFtcSS",
                    "name": "Microsoft Outlook account 2"
                }
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            "typeVersion": 1
        },
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            "id": "98f20649-4842-44b8-86c3-a153cd7f4ce2",
            "name": "Add OpenAI Chat Model",
            "type": "@n8n\/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi",
            "position": [
                140,
                100
            ],
            "parameters": {
                "model": {
                    "__rl": true,
                    "mode": "list",
                    "value": "gpt-4o-mini"
                },
                "options": []
            },
            "credentials": {
                "openAiApi": {
                    "id": "sXujPvtyB7ZEzKZs",
                    "name": "OpenAi account 2"
                }
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            "typeVersion": 1.2
        },
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            "id": "bf4cb647-91c6-4f3d-a685-ed928b431ef5",
            "name": "Add AI Agent Instructions",
            "type": "@n8n\/n8n-nodes-langchain.agent",
            "position": [
                140,
                -120
            ],
            "parameters": {
                "text": "=Write a reply to the following email, then save it as a draft to the email thread:\n<email>\nID: {{ $json.id }}\nFrom: {{ $json.from.emailAddress.address }}\nSubject: {{ $json.subject }}\nMessage: {{ $json.body.content }}\n<\/email>",
                "options": {
                    "systemMessage": "#role\nYou are an AI assistant specializing in replying to incoming emails to [YOUR NAME] Outlook inbox.\n\n#capabilities and limitations\nYour reply will be limited to the current email message, not the email string. Do not hallucinate.\n\n#response\nReply in a casual, modern, professional, concise writing style. You should sound like [YOUR NAME HERE]. Here are examples of [YOUR NAME HERE] voice:\n<example>\n[COPY & PASTE REPLY SAMPLES FROM YOUR EMAIL]\n<\/example>\n<example>\n[COPY & PASTE REPLY SAMPLES FROM YOUR EMAIL]\n<\/example>\n<example>\n[ADD A VARIETY OF REPLY SAMPLES SO THE AGENT UNDERSTANDS YOUR TONE & STYLE]\n<\/example>"
                },
                "promptType": "define"
            },
            "typeVersion": 1.7
        },
        {
            "id": "8432a5b8-db95-4e1a-b573-6d4f6a026659",
            "name": "Sticky Note",
            "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
            "position": [
                -60,
                -320
            ],
            "parameters": {
                "color": 5,
                "content": "Trigger Action\n1) Connect a Microsoft email account you can authenticate\n2) Trigger is set to \"message received\" and the output \"raw\"\n3) Add the email address(es) you want the AI agent to handle"
            },
            "typeVersion": 1
        },
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            "id": "72b652a4-cebe-48d6-81ad-d078f0655041",
            "name": "Sticky Note1",
            "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
            "position": [
                -300,
                -80
            ],
            "parameters": {
                "color": 5,
                "width": 340,
                "height": 440,
                "content": "Agent Instructions\n\n#role\nYou are an AI assistant specializing in replying to incoming emails to [YOUR NAME] Outlook inbox.\n\n#capabilities and limitations\nYour reply will be limited to the current email message, not the email string. Do not hallucinate.\n\n#response\nReply in a casual, modern, professional, concise writing style. You should sound like [YOUR NAME HERE]. Here are examples of [YOUR NAME HERE] voice:\n<example>\n[COPY & PASTE REPLY SAMPLES FROM YOUR EMAIL]\n<\/example>\n<example>\n[COPY & PASTE REPLY SAMPLES FROM YOUR EMAIL]\n<\/example>\n<example>\n[ADD A VARIETY OF REPLY SAMPLES SO THE AGENT UNDERSTANDS YOUR TONE & STYLE]\n<\/example>"
            },
            "typeVersion": 1
        },
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            "name": "Sticky Note2",
            "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
            "position": [
                60,
                260
            ],
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                "height": 100,
                "content": "Add AI Model\n1) OpenAI Account Credentials Required\n2) Select model (ie. gpt-4o-mini)"
            },
            "typeVersion": 1
        },
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            "name": "Sticky Note3",
            "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
            "position": [
                320,
                180
            ],
            "parameters": {
                "color": 5,
                "height": 180,
                "content": "Reply Settings\n1) Manually set the resource, operation, and message\n2) Toggle switch to reply only to sender\n3) Let the AI model define the \"message\"\n4) Additional fields for the \"reply to\" and \"subject\""
            },
            "typeVersion": 1
        },
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                580,
                120
            ],
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                "height": 140,
                "content": "Draft a Reply\n1. Follows all the same \"Reply to Email\" settings EXCEPT the email reply is saved in your DRAFTS folder\n2. This setting is great if you want a human checkpoint before sending"
            },
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                400,
                40
            ],
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                "additionalFields": {
                    "replyTo": "={{ $json.sender.emailAddress.address }}",
                    "subject": "={{ $json.subject }}"
                },
                "replyToSenderOnly": true
            },
            "credentials": {
                "microsoftOutlookOAuth2Api": {
                    "id": "nRYwUzhHrSBFtcSS",
                    "name": "Microsoft Outlook"
                }
            },
            "typeVersion": 2
        }
    ],
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    "pinData": [],
    "settings": {
        "executionOrder": "v1"
    },
    "versionId": "fcd52e16-512c-4655-ae18-1a4b87190e0d",
    "connections": {
        "Reply to Email": {
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                [
                    {
                        "node": "Add AI Agent Instructions",
                        "type": "ai_tool",
                        "index": 0
                    }
                ]
            ]
        },
        "Add OpenAI Chat Model": {
            "ai_languageModel": [
                [
                    {
                        "node": "Add AI Agent Instructions",
                        "type": "ai_languageModel",
                        "index": 0
                    }
                ]
            ]
        },
        "Draft a Reply [optional]": {
            "ai_tool": [
                [
                    {
                        "node": "Add AI Agent Instructions",
                        "type": "ai_tool",
                        "index": 0
                    }
                ]
            ]
        },
        "Connect Outlook & Set Filter": {
            "main": [
                [
                    {
                        "node": "Add AI Agent Instructions",
                        "type": "main",
                        "index": 0
                    }
                ]
            ]
        }
    }
}
                                

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